Notionでアイゼンハワーマトリクス【Todoを自動で並び替え】【テンプレ配布】の絵文字

Notionでアイゼンハワーマトリクス【Todoを自動で並び替え】【テンプレ配布】

2022-06-14

2022-08-13

はじめに

こんにちは、Todo は手書きも意外に便利。こふです。

Notion でアイゼンハワーマトリクスを実装し、ついで?に自動で並べ替える工夫もしてみましょう。

テンプレート配布もします。テンプレートはこちらです。



アイゼンハワーマトリクスとは?

アイゼンハワーマトリクスでは、以下のようにやることを分類します。自作の図です。

これを Notion のデータベースで作ります。

ちなみに、個人だと「任せる」という選択肢はあり得ません。(一人だからです)

そのため、「空き時間ができたらやる」などに設定しても良いでしょう。

手順 1:データベース作成

/databaseまはた;データベースを入力してインラインのデータベースを作ります。

手順 2:列の編集・追加

列のことをカラムとも言いますが、ここを編集していきます。

具体的には、以下の通りに作成します。(テンプレートではこのとおり作っていますよ〜)

  • 名前
    • Notion 固定のタイトルです。文字列。
  • 緊急
    • セレクトを利用
    • 「高・低」の 2 通りの選択肢
  • 重要
    • セレクトを利用
    • 「高・低」の 2 通りの選択肢
  • 進捗
    • セレクトを利用
    • 「未・中・完」の 3 通りの選択肢
    • 必須ではないですが、Todo の進捗状況は可視化した方が都合が良いです
  • 期間
    • 日付を利用
    • 開始・終了の予定日を入れます
    • 必須ではないですが、カレンダー・タイムラインのビュー活用に使います
  • 完了日
    • 日付を利用
    • 完了した日につけると、毎日何個のタスクをこなしたか、後から振り返られます

手順 3:様々なビューを作る

まず、テスト用のタスク・Todo を追加します。以下は、ガチの空想の Todo です。。。

これを一箇所ではなく、複数箇所で見るためにビューを作ります。

好みが分かれますが、トグルを作ります。この名前は最初の図の分け方です。名付け方は自由ですよ〜

この中に、リンクドビュー(関連するデータベース)を作り、上で作った Todo のテーブルを参照します。

ここから、「やる」には緊急が「高」かつ重要が「高」を絞り込みます。こうですね。

「やる」の中には緊急かつ重要なものが入っているため、その列をプロパティから非表示にしても良いかもしれません。以下のように目のアイコンを消します。

これを、「予定・任せる・消す」にも同様に作ります。テンプレートではやっておきましたので、使ってみてください。

発展 1:自動で並び替える

わざわざビューを参照するのが面倒な場合は、自分でスコアをつけて並び替えることが可能です。

自分で関数を作って、値を計算させ、大きい順に並べる、という方針です。

まず、新たに列(カラム)を作ります。スコアという命名をしました、関数を選択します。

具体的な式はコピペで動くようお教えします。

add(if(prop("緊急") == "高", 4, if(prop("緊急") == "低", 2, 0)), if(prop("重要") == "高", 2, if(prop("重要") == "低", 1, 0)))

重要より緊急を優先すると仮定して値をつけました。つまり、重要を優先するなら以下のように設定しても良いでしょう。

add(if(prop("重要") == "高", 4, if(prop("重要") == "低", 2, 0)), if(prop("緊急") == "高", 2, if(prop("緊急") == "低", 1, 0)))

これで以下のように数値が計算できるはずです。

ここまでくるとラストスパートで、スコアをクリック・タップして降順に並び替えます。

昇順は小さい順(ひらがななら「あ」から)で、降順はその逆です。

これで並び替えが出来ました。

ちなみに、このスコア計算は次のステップで生きてきます。

発展 2:もっと分類する

お話だけでデモはしません。あなたのお好みで、やってみてください、ということです。

実は、僕は緊急度・重要度を共に「高・中・低」として、スコア計算を自動で行い、上から紙の Todo リストに追加してこなす、ことをしています。

やり方はシンプルで、セレクトの選択肢を増やし、フィルタも編集し、計算も工夫するだけ。

これで頭がすっきりします。

また、リンクドビューからカレンダー・タイムライン形式で可視化するのも楽しいし、おすすめですよ。

さいごに

これで Todo 管理が楽になること間違いないでしょう。

Notion はデータをクラウド管理します。

スマホ・タブレット・PC などのあらゆるデバイスで Todo にアクセスすることが可能ですので、Todo にアクセスする手段は紙より圧倒的に多いでしょう。

テンプレートはこちらです。

参考



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こふ

情報通信を専攻している大学生です。大学(研究)・趣味・アルバイトでプログラムを書いています。ITツール・サービス・文章を創作することが好きです。

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